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ビジネスメールにおける挨拶は時間の無駄だし、ただめんどくさいだけ

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本ブログをいつもご覧になってくださっている皆様
いつもお世話になっております。『ちょっと働く いっぱい遊ぶ』の日野倉瑛一です。

本日は、メールでありがちなこういった挨拶文章はすっげえ時間の無駄だから、用件だけ書くとお互いの仕事効率が上がるよという話しをします。

よろしくお願いします。

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 用件だけ書くことで、生産性は上がる!

何度も名乗る必要はないし、逆に失礼

さて、

ビジネスの場でさあ、あるじゃん。こういうの。

毎回毎回相手先の企業名とか名前とか書いてしかも毎回「お世話になっております」とか「よろしくお願いします」つけるの。

んなもん自分に送られてるんだからわざわざ名前書かなくてもわかるわって話しだし、まあそれは宛先間違い防止のためということで許したとしても、会社名とか所属部署とかまでは絶対要らないだろ。

それと「お世話になっております」と「よろしくお願いします」。こいつら絶対要らない。だってよ、なにをよろしくするのか文脈上全く必要もない場面でも出てくるんだぞ、これ。

んなもんもはや完全にノイズじゃねーか。

用件だけ書けよ。だいたいおまえどうせメールの最後の署名欄に自分の名前とか会社とか書いてんだろ。じゃ、名乗る必要はもう完全にないじゃん。なに二回も名乗ってんだよ。大事なことかよ。そこまで自分の会社と名前をアピールしたいのかよ。

……さて、(二回目)
愚痴はこの辺にしておいて、ちょっと現実的な話しをしようか。

無駄を省いて、生産性を上げよう!

残念ながら今の日本の労働社会では、このように挨拶を毎回毎回いちいちつけるのが常識であり、それがマナーとなっている。

よって、この挨拶を抜いてしまうとなんだこいつ失礼な奴だなと思われてしまうのが現実だろう。

とはいえ、私が主張するようにこの挨拶文にかける時間は生産効率が悪く(っていうか皆無だよね)、限りなく無駄な時間であることもまた真実である。

よって、少しでも無駄を省けるような方法を思案したい。
ここでは、3つ紹介しよう。

1.辞書登録を活用する

私が普段使っているテクニックとしては、MS-IMEやATOK、グーグルIMEなどのソフトにある辞書登録機能を使って、「よろ」で変換すると「よろしくお願いします」になるようにしてある。

ちなみに「いつも」で変換すると「いつもお世話になっております」で、「あり」だと「ありがとうございます」だ。

このテクニックは確かちきりん氏の著書「自分の時間を取り戻そう」にも書いてあったと思うが、別にパクリじゃないぞ。だってこれ読む前から私もやってたからな!

以下には、辞書登録の仕方を画像付きで説明する。ちなみに私はATOK使いだが、ここでは多くの人が使っているであろうMS-IMEで解説をしていく。

1-1.辞書登録の仕方

まずはたいていの場合で画面右端にある、赤丸で囲っている部分を右クリック。「A」じゃなくて「あ」のときもあるので、そのときは「あ」を右クリック。左じゃないので注意。

2.

するとこのようなメニューが出てきたと思うので、今度は赤い矢印の「単語の登録」とあるところを左クリック。今度は左だぞ! アクセルとブレーキを踏み間違えるな!?

3.

するとこんな画面が出てきたと思うので、「単語」のところに変換後を文字を入力。
「よみ」のところに変換前の文字を入力。

今回は、よみに「よろ」、単語に「よろしくお願いします」を入力した。

最後に赤丸で囲っている登録ボタンを押そう。
これで、「よろ」で変換したら「よろしくお願いします」と変換されるようになる。以上だ!

2.ひな形を作成する

二つ目の方法。それはメッセージのやりとりは可能な限りテンプレ化し、作業の大部分をコピペで終わらせられるようにすることだ。

「お礼」のメッセージ
「作業完了通知」のメッセージ
「納期確認」のメッセージ
「納期催促」のメッセージ
「訪問前確認」のメッセージ

特にこの辺はテンプレ化しておき、無駄に時間を費やさないようにしておきたい。

もちろんこれはあくまで例であるので、これ以外にも定期的に送るようなメッセージがあれば、誰に送ってもおかしくないような汎用のメッセージにしておき、そしてそれを雛形として保存しておこう。

ランチャーソフトなどと連携しておくと、すぐに呼び出せて便利だ。

3.署名欄に「業務効率化のため、本文には挨拶文等なしで用件だけを書いていただいてかまいません」と付け加えておく

3つめの方法。

客先の中にも、私と同じような考えを持っている人はやっぱりいる。

けれどそういった人たちも、「非常識だから」という理由で仕方なく挨拶文を書いていたりする。だからこっちから、「そういうのは良いよー」と言ってあげるだけで相手も抵抗なく挨拶文を省いてくれるのだ。

もちろんこの文章自体をわざわざメールに毎回毎回書いてしまっては本末転倒なので、署名欄に入れておく。すると新しくメールを作成する度に自動で記入されるというわけだ。

けれどやっぱり、常識ごと変わる方が良い

いろいろとテクニックを紹介したが、それでもやっぱり常識が変わることに越したことはない。非生産的であることは紛れもない事実なのだから。

日本全体からこういった悪習がなくなるだけで、この国の生産性はまちがいなく向上するだろう。政治家が国を豊かにするためにああだこうだと施策を打っているが、本当はこんな簡単なことで良いんだ。

加えて、常識やマナーを語るというのならば、こういった無駄な作業を強要することで相手に無駄な時間をかけさせることもまた非常識ではないだろうか。

もしも挨拶文を省略したことで怒るのならば(≒強要、ひいては依頼するのならば)、その分の対価を相手に支払うべきである。

さらに、経営者にしろサラリーマンにしろフリーランサーにしろ、これらすべてはビジネスパーソンである。

たかだか挨拶文一つ削った程度で取引を切ってくるようなところはビジネス感覚や生産性に対する意識が非常に薄く、損得よりも自分の感情を優先させる傾向のある二流・三流のちょっとレベルの低い相手である。

こういう相手とのやりとりは目に見えない損失がかかっているケースが多々あるため、取引がなくなっても意外とマイナスにはならない。

もしそれで取引がなくなっても、気にすることはない。時給単価の悪い取引先が一つ消えた、と思えばそれほど悪くはないだろう。

これからの世代の皆には是非とも、古い悪習に囚われず本当に価値のある仕事をしてもらいところである。

そうすることで無駄な仕事が減り、労働者全員がもっと自由な時間を持てるようになるのだから。

そしてそうなることを、私は願っている。

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